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TimeWise gère les agendas multi-praticiens

DSIH, BB, LUNDI 01 DéCEMBRE 2014

Les rendez-vous de consultations externes nécessitent un outil précis et souple afin qu'ils soient optimisés. TimeWise est une solution permettant aux secrétaires, aux praticiens et même aux patients d'en assurer la gestion. Ses multiples paramétrages offrent en outre une adaptation des agendas au plus près des activités du médecin.

La gestion des Consultations Externes dans les établissements de santé obéit à des règles complexes .La solution TimeWise Rendez-Vous apporte une solution simple à mettre en œuvre, et permet une gestion fine des consultations, avec possibilité pour le patient de gérer lui-même ses rendez-vous.

Possibilité de paramétrer des règles complexes
Les praticiens ont souvent des emplois du temps compliqués, et les durées de rendez-vous ne sont pas les mêmes selon les motifs. TimeWise permet d'enregistrer des règles de rendez-vous complexes, selon les jours de la semaine ou les plages horaires, ainsi que des alternances (semaine paire / impaire, 1er semaine du mois, 1 semaine sur 3, etc.).

Chaque durée de motif est paramétrable. Ainsi, il est possible de définir une consultation durant 15 min. et un bilan post-opératoire 30 min. par exemple. On peut aussi paramétrer des rendez-vous enchainés, comme une consultation suivie d'un examen radio, ou des rendez-vous par groupes de patients (pour rééducation, etc.). Bien entendu, toutes les absences des praticiens, notamment leurs congés ou les réunions auxquelles ils doivent participer, sont également enregistrées.

La prise de rendez-vous par les professionnels de santé
Les praticiens ou leurs secrétaires trouvent sous TimeWise, en un clic, les plages disponibles. Lorsque le patient appelle le secrétariat, le logiciel recherche automatiquement les créneaux libres, en fonction du médecin, de l'examen, etc. La création du rendez-vous se fait très rapidement puisque si le patient est déjà venu le système le retrouve, sinon il sera créé "à minima". Les reports et annulations se gèrent également facilement.

Le logiciel est proposé sous 2 modes, généralement mélangés au sein d'un même établissement. Il se présente tout d'abord sous une interface classique, pour un pool de secrétaires gérant des agendas multiples et ayant un fort besoin en ergonomie. Mais il peut également utilisé via une interface web, pour le médecin qui peut alors gérer ses rendez-vous sur toute plateforme, PC, Mac, Tablette, smartphone, ainsi que depuis tout lieu, un autre établissement ou son domicile par exemple.

La prise de rendez-vous est également possible entre 2 praticiens. Ainsi, lorsque le patient est chez son généraliste celui-ci se connecte à une interface sécurisée s'il veut l'envoyer chez un spécialiste et prend le rendez-vous pour son patient, selon les règles de présence du spécialiste.

La gestion du rendez-vous par le patient lui même
Le patient, via une interface web sécurisée, a aussi la possibilité de prendre lui-même son rendez-vous, bien entendu si l'établissement autorise ce mode de fonctionnement. Il choisit une spécialité, puis un praticien ou un motif, et une date (supérieure à 48 h). Le système lui présente alors les dates possibles, les plus proches de sa demande. Le patient s'enregistre, en saisissant des données obligatoires (nom, prénom, date de naissance, e-mail, etc.). Le système lui adresse ensuite un mail, contenant un lien de validation, pour confirmer le rendez-vous. Sans confirmation au-delà du temps imparti, sa saisie est annulée.

A partir de ce mail, le patient peut annuler ou reporter son rendez-vous (à plus de 48h) ou accéder à des informations complémentaires (document à amener, formalités administratives, etc.).

Quelques jours avant son rendez-vous, le patient recevra un SMS ou un Email de rappel, afin qu'il n'oublie pas (ou qu'il pense à annuler sa consultation s'il a changé d'avis). Cela permet de diminuer le taux de "non présentation", source de désorganisation des services. Au moment du rendez-vous, tout est organisé en amont, Il y a donc moins d'attente pour le patient. L'arrivée du patient est enregistrée par le secrétariat, ce qui s'affiche sur le planning web du médecin : il sait que son patient est présent en salle d'attente.

Suivi statistique de l'activité et intégration au SIH
De nombreux Indicateurs et statistiques sont disponibles, pour suivre la bonne marche des services de consultations : nombre de patients pour chaque service, temps d'attente par praticien, délai d'obtention d'un rendez-vous, taux d'occupation des plages horaires, etc. Les logiciels TimeWise s'intègrent facilement à tout Système d'Information Hospitalier, via des connecteurs normalisés. Par exemple, l'envoi des rendez-vous est possible vers le Dossier Patient, au format HL7 SIU.

Contactez CANYON Technologies, 04.42.18.64.20, timewise@canyon.fr, www.canyon.fr. 

Possibilité de démonstrations gratuites en ligne, par Internet.

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