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La Suite Logicielle TimeWise Le Pivot du Système d'Information Hospitalier

DSIH, BB, LUNDI 11 JANVIER 2016

A toutes les étapes de la prise en charge hospitalière du patient, la suite logicielle TimeWise, de Canyon Technologies, organise les flux d'informations de façon à optimiser le parcours des malades ainsi que les moyens humains et matériels. Elle offre dès lors, en moins d'un an, un retour sur investissement significatif.

La suite TimeWise offre des briques logicielles communicantes pour compléter tout Système d'Informations Hospitalier. Mais cela va beaucoup plus loin : TimeWise constitue souvent le "pivot" du système, car il communique avec la plupart des logiciels clés, offre en complément la vision du prévisionnel, pointe les dysfonctionnements éventuels d'organisation, et fournit au final un puissant outil statistique de pilotage.

Les consultations externes

Un patient prend un Rendez-vous avec un médecin. Le "portail patient" TimeWise lui permet de prendre ce RDV en ligne, selon des créneaux proposés par les praticiens. Cela soulage les secrétariats médicaux d'appels incessants, et facilite la vie du patient, qui choisit plus sereinement sa date et heure de RDV. Quelques jours avant ce RDV, il reçoit un SMS de rappel, ce qui diminue le taux de non présentations ou d'erreurs de date.

Le jour de la consultation enfin, le module "TimeWise GFA" (gestion de file d'attente) permet d'orienter le patient dans la bonne salle d'attente et de gérer l'appel depuis le bureau du praticien. 

En amont de l'hospitalisation du patient : le processus d'annonce

Le chirurgien, dans son cabinet de consultation, décide d'hospitaliser un patient. Depuis une page web très simple, il crée son annonce dans l'établissement. Il obtient dès lors une réponse qualifiée et immédiate de TimeWise (accueil possible, ou non, à la date choisie, en fonction de critères paramétrables). Cette étape permet alors d'envoyer le dossier à l'établissement et de bâtir la planification prévisionnelle, mais ce n'est pas le seul avantage.

Des flux normalisés (HL7) vont permettre d'initialiser également le système administratif, le serveur d'identité ou le dossier du patient. Certains dossiers de spécialité, comme l'anesthésie, ou certains logiciels particuliers parmi lesquels la gestion des repas, la stérilisation, les stocks de dispositifs implantables et autres matériel de bloc, ou tout autre outil communiquant peuvent être implémentés de la même façon.

Cette fonctionnalité supprime ainsi les "doubles saisies", chronophages et porteuses d'erreurs, ce qui confère à TimeWise un critère important pour la qualité de la diffusion des informations. 

La pré-admission du patient

Muni du "bon d'admission" remis par le chirurgien, contenant des informations précises pour le rassurer et faciliter son parcours, le patient va faire sa préadmission en amenant tous les documents nécessaires, prendre un RDV avec l'anesthésiste voire d'autres spécialistes, etc.

La situation peut évoluer : report de la date d'entrée au vu des bilans et examens, récusation du mode Ambulatoire par l'anesthésiste, détection d'allergie (latex ou autre) influant sur le bloc, notamment. Chaque professionnel alimente ainsi TimeWise, soit directement par des formulaires web dédiés, soit par appels contextuels, soit par des connecteurs. Les régulateurs des lits et des blocs peuvent ainsi anticiper en amont l'arrivée du patient, prévoir le personnel et le matériel, lui trouver le lit le plus adapté ou le créneau de bloc nécessaire, bref, "organiser" finement la prise en charge complète du patient.

Le patient recevra, quelques jours avant son entrée, un SMS issu de TimeWise lui donnant une heure précise de convocation au bloc, afin qu'il n'attente pas inutilement des heures à jeun, en dérangeant les infirmières parce qu'il s'impatiente … 

L'entrée du patient, le suivi du réel et la détection des anomalies

Lorsque le patient arrive dans l'établissement, ses dossiers patient, administratif, de bloc ou d'anesthésie vont se compléter. TimeWise jour ici le rôle de pivot, en recevant les informations des autres logiciels. Ses plannings graphiques sont des visualisateurs de tout type de dysfonctionnement. Dans d'autres dossiers, il n'est pas rare hélas de pouvoir mettre 2 patients dans le même lit, de faire des erreurs sur les dates et heures d'entrées ou de sorties.

TimeWise Clinic et Bloc affichent les plannings des lits et des salles d'opération sur des grands écrans disposés à des endroits stratégiques de l'établissement, permettant au personnel concerné de "voir" l'avancement de la prise en charge, mais aussi tout ce qui ne va pas, et donc de corriger rapidement les anomalies de placement éventuelles.

Souvent, lors du déploiement de TimeWise, les utilisateurs sont surpris de cette visualisation du "réel enregistré". Il est même fréquent qu'en phase de démarrage, certaines pratiques du système administratif soient vues comme des "dysfonctionnement logiciel", alors que TimeWise ne fait que mettre en lumière des erreurs de saisies administratives !

TimeWise joue ici encore pleinement le rôle de "Point Central", en favorisant la diffusion de l'information, et en améliorant tout le circuit de prise en charge du patient.

Après le départ du patient : le Pilotage par Indicateurs

Tous les éléments enregistrés dans TimeWise, soit par saisie directe, soit via des connecteurs, vont pouvoir être consolidés. TimeWise offre en natif tous les Indicateurs ANAP, à la fois pour la gestion des lits et l'ambulatoire, mais aussi pour le suivi de l'activité au bloc. Sans manipulations complexes et sans connaissances informatiques, les référents accèdent en un clic à des tableaux et graphiques spécifiquement conçus pour leur activité.

Là encore il y a souvent découverte de "dysfonctionnements inconnus" lors des analyses des statistiques après plusieurs mois d'exploitation. Petit à petit, les établissements vont corriger tout cela, et améliorer l'organisation.

Enfin, les outils de Canyon Technologies offrent un réel retour d'investissement, en moins d'un an. Par exemple, diminution du taux de débordement au bloc, par une meilleure répartition des créneaux opératoires, ou fermeture ponctuelle d'une salle de bloc ou d'un service selon l'activité prévue, pour donner des récupérations au personnel, ce qui permet de limiter le recours à des intérimaires ou à des heures supplémentaires.

 

Pour en savoir plus :

Contactez CANYON Technologies, 04.42.18.64.20, timewise@canyon.fr, www.canyon.fr. 

Possibilité de démonstrations gratuites en ligne, via Internet.

Une offre originale de "prêt de logiciel" est également disponible, pour tester "en réel" les véritables fonctionnalités de nos produits, au-delà des discours commerciaux (nous consulter, offre soumise à conditions).

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