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Et maintenant les dossiers « à séances » dans TimeWise Clinic

DSIH, Pierre Derrouch , MARDI 04 DéCEMBRE 2018 Soyez le premier à réagirSoyez le premier à réagir

En hôpital de jour, la planification sur plusieurs mois des séances de médecine comme des traitements de chimiothérapie, de rhumatologie, de gastro-entérologie… répond à une organisation complexe. Tout impondérable doit pouvoir être rapidement pris en compte pour reprogrammer les séances.

La gestion des dossiers « à séances » est toujours un casse-tête pour les établissements de santé. Comment organiser les cures, puis réajuster sans délai un planning de traitement médicamenteux en ambulatoire lorsque le patient est dans l’impossibilité de suivre une séance ? « C’est une situation souvent délicate à gérer à laquelle répond désormais le nouveau module que Canyon Technologies vient d’intégrer à sa solution TimeWise Clinic de gestion des lits », indique Hélène Millet, gérante de la société.
En effet, le logiciel TimeWise Chimio (dossier patient de cancérologie) intégrait déjà un moteur de planification en natif, mais les établissements équipés d’autres produits ont rarement un outil de planification puissant à leur disposition.

Une planification simplifiée

TimeWise Clinic permet désormais de paramétrer des protocoles simples ne contenant que les durées des séances et leur rythme, sans prescriptions ni soins, lesquels resteront dans le dossier patient ou de spécialité. Par exemple, une seule séance tous les 28 jours, trois séances par semaine tous les 21 jours, etc.
« Les règles d’acceptation des services de soins sont prises en compte pour le choix des dates des séances : nombre maximal de patients par jour, espacement au démarrage (deux patients toutes les 15 minutes, par exemple), jours possibles, jours fériés, heures d’ouverture et de fermeture du service, pause au moment du repas malgré l’arrivée de nouveaux patients, etc. », précise Hélène Millet.
À la création d’un dossier, le logiciel propose automatiquement les dates de traitement in situ sur les différents mois à venir, en fonction de la périodicité des séances et de la charge du service. Les médecins peuvent ainsi prévoir plusieurs cycles d’un geste sur six mois à un an et remettre au patient son planning prévisionnel, dès la consultation d’annonce, dans le cadre du plan personnalisé de soins (PPS). 

Une replanification facilitée

Si un patient ne peut se présenter à une séance (fièvre, bilan biologique défavorable, etc.), l’établissement de santé doit replanifier les rendez-vous séance tenante, en tenant compte de l’ensemble des contraintes. Décaler chacune des séances futures peut vite s’apparenter à un exercice d’équilibriste pour l’établissement de soins. « La planification initiale est déjà complexe, mais le report s’avère souvent encore plus difficile à construire manuellement », souligne Hélène Millet. Toutes les dates doivent en effet être reprogrammées en gardant le rythme du protocole, les écarts interséances et intercures tout en s’assurant des capacités d’accueil du service. « Cette action doit être rapide : généralement le patient est là ou au téléphone, et il faut lui communiquer ses prochains rendez-vous », poursuit-elle. Le module de TimeWise Clinic gère en un clic la réorganisation des séances, avec remise du nouveau planning aux patients, lesquels reçoivent en complément un rappel par SMS quelques jours avant le traitement, avec les dates et heures de convocation.

Pour en savoir plus, des démonstrations gratuites peuvent être proposées. Contactez Canyon Technologies au 04 42 18 64 20 ou par mail : timewise@canyon.fr 

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