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Le CH de Valence explique son choix pour AgileTime

DSIH, JEUDI 24 NOVEMBRE 2011

  Le Centre Hospitalier de Valence est un Établissement Public de Santé désigné comme tête du secteur sanitaire n°2 qui concerne près de 450 000 habitants et qui s’étend géographiquement sur une zone qui va de Privas à Die au sud, et de Saint-Vallier à Saint-Marcellin au nord. En complément aux services de médecine et de chirurgie habituels dans les établissements de ce type, le C.H. de Valence est doté d’un service de coordination prélèvements et greffes.    

Historique et problématique du projet :
Depuis 2002, l’établissement était doté du logiciel de gestion des temps Gestor. Malheureusement, le paramétrage ne correspondait pas aux besoins du C.H. de Valence et «les utilisateurs avaient fini par ne plus vraiment s’en servir faute d’un outil correctement paramétré, ergonomique et intuitif et interfacé avec la paye, ils étaient donc retournés à des plannings sur Excel, seuls les badgeages étaient récupérés par l’application. Les éléments variables de paye étaient calculés à la main car les compteurs ne donnaient pas les résultats attendus.»
Un groupe projet a donc été créé, avec 6 cadres de santé, 3 personnes de la Direction des Ressources Humaines, (dont Madame Domingues en tant que responsable de ce groupe projet), 1 informaticien et 1 cadre supérieur de santé.
«Pendant 2 mois, le groupe s’est attaché à élaborer un cahier des charges complet en le soumettant régulièrement aux avis des cadres de santé pour le réajuster, ceci dans le but d’éviter les écueils déjà rencontrés avec l’ancien système. Celui-ci a également été présenté aux différents représentants syndicaux pour validation.»
 
 
Pourquoi EquiTime et sa solution AgileTime ?
Suite à ces recherches, l’appel d’offres a été lancé en mars 2010. GFI, AGFA et EquiTime ont répondu à cet AO, ainsi que 3 autres sociétés dont les offres n’avaient pas été recensées par le CH de Valence. Les budgets proposés étaient sensiblement identiques entre AGFA et EquiTime, GFI, en tant qu’ancien fournisseur, avait fait une offre financière moins importante.
Au vu des propositions et des présentations des différents progiciels, c’est AgileTime qui répondait le plus aux exigences du cahier des charges. Les utilisateurs, (planificateurs), ont tout de suite noté son côté intuitif et sa ressemblance avec Excel. Agiletime était le seul candidat à donner toutes les réponses favorables et attendue par rapport au cahier des charges et au paramétrage demandé.
Madame Domingues a contacté une dizaine d’établissements qui se trouvaient dans la liste de références fournie par EquiTime. «Certains qui avaient l’interface avec AGFA et d’autres qui utilisaient le badgeage.
Les retours ont tous été positifs, ce qui était rassurant par rapport aux contraintes du projet.» Le choix définitif a été fait en juin 2010.
 
Comment s'est déroulé le projet ?
Le projet, dont la date de déploiement était prévue pour le 1er janvier 2011, a donc débuté très rapidement (juin/juillet). De septembre à octobre le groupe projet du CH de Valence a travaillé sur le paramétrage suite aux réflexions et suggestions lancées par le consultant Sébastien Cellier.
Madame Domingues précise que le consultant a été très important dans le déroulement du projet car sa démarche a été celle d’un vrai consultant expert qui maîtrise parfaitement la gestion du temps hospitalière et a su écouter, conseiller, réorienter et oser les bonnes questions pour établir les règles de paramétrage du système. Il ne s’est pas contenté d’un rôle «d’installateur».
De novembre à janvier, les sites de tests se sont mis en place. Il reste à ce jour 9 services à déployer (mi-juin 2011).
 
Quels sont les éléments qui ont contribué à la réussite du projet ?
Les points forts d’EquiTime, en plus d’avoir un outil répondant tout à fait à la problématique des responsables de planification en établissement de santé et ayant une ergonomie très proche d’Excel qui lui permet d’être simple d’utilisation et intuitif, c’est d’avoir des consultants maîtrisant parfaitement leur métier. Sébastien Cellier qui a su aider le groupe projet à établir des règles claires de gestion des temps et qui répond toujours très rapidement aux différentes demandes qui ont été faites pendant le déploiement pour faire certains réglages sur le paramétrage.
Alastair Harley qui est le consultant formateur intervenant au Centre Hospitalier de Valence, qui pour sa part est très pédagogue et répond toujours aux questions des utilisateurs même si cela concerne les règles qui ont été mises en place alors que cela ne concerne pas tout à fait la formation.
Madame Domingues, en tant que responsable du projet gestion des temps, s’est elle aussi beaucoup investie afin de partir sur de bonnes bases et éviter les erreurs du passé. Elle a donc mis une communication en place au sein de l’établissement avec un livret destiné aux agents du Centre Hospitalier de Valence expliquant les règles de gestion des temps de travail qui ont été adoptées et a ensuite elle-même dirigé des cessions de formation destinés aux cadres (planificateurs) pour des groupes de 6 à 12 personnes pour leur expliquer ces règles et répondre à leurs questions. Le but était de partir sur des règles simples, transparentes et équitables pour tous les agents.
 
Quel est votre premier bilan après ces quelques mois de mise en place ?
«Il y a 90 cadres de santé, encadrants techniques et administratifs qui utilisent AgileTime dont 80% dans des services soignants, et 6 utilisateurs au niveau de la Direction des Ressources Humaines.
Parmi les cadres de santé, encadrants techniques et administratifs, tous étaient très sceptiques au départ suite à la mauvaise expérience qu’ils avaient eue précédemment. Aujourd’hui, au fur à mesure que les services sont déployés, les retours sont positifs et les utilisateurs commencent enfin à abandonner Excel. Ceux qui n’ont pas encore eu le temps d’appréhender l’outil le gardent encore, mais j’ai bon espoir pour qu’ils suivent le chemin de leurs collègues qui commencent à bien maîtriser l’outil et les règles de gestion du temps.»
 
Prévoyez-vous des évolutions à moyen terme ?
«Nous avions acheté le self-service d’AgileTime et nous devons normalement le mettre en place au deuxième semestre 2011. Ce module est pour les agents, afin qu’ils puissent faire leurs demandes d’absences via l’intranet et qu’ils puissent aussi voir leurs compteurs, soldes de congés et les badgeages de la journée notamment. Donc cette évolution est déjà prévue car le module a été acheté dans le cadre du marché.»
Madame Domingues a également fait part de son souhait d’avoir la version du produit qui prévoit notamment de lancer directement le dossier agent à partir du planning lorsqu’elle sortira.
«Peut-être d’autres évolutions seront-elles envisagées à l’avenir, mais il est encore trop tôt pour avoir suffisamment de recul à ce jour.»
 
Entretien de mai 2011 avec Mme Domingues, Adjoint des Cadres Hospitaliers du Centre Hospitalier de Valence et responsable du groupe projet de 2010 pour la mise en place d’un outil informatisé de gestion des temps.
 

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