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Le dossier patient informatisé fait peau neuve au CHU de Rouen !

DSIH, MARDI 05 NOVEMBRE 2013 Soyez le premier à réagirSoyez le premier à réagir

Le CHU – Hôpitaux de Rouen a placé la sécurité et la qualité de la prise en charge des patients au centre de sa stratégie en inscrivant l’informatisation de la prescription dans son projet d’établissement. Pour atteindre cet objectif ambitieux – mettre en place la prescription multimodale en moins de 2 ans sur l’ensemble des services – ce centre de santé de référence en Haute-Normandie a fait le choix du dossier patient CrossWay Hôpital et de la solution d’aide à la prescription HEO. Grâce à une méthodologie projet irréprochable et un investissement humain très fort, l’établissement a réussi à informatiser près de 1000 lits en 8 mois ! M. Pierre-Jean CANDAT, Directeur du Système d’Information, nous fait un retour d’expérience sur le déroulé de ce déploiement.

 

McKessonLe CHU de Rouen a toujours été pionnier dans le domaine des systèmes d’information. L’informatisation de notre gestion administrative des patients a commencé en 1982, soit il y a plus de 30 ans. Après le dossier administratif, c’est le dossier patient informatisé qui a été déployé à son tour, il y a 10 ans, avec la solution CDP de l'éditeur GIP CPage. CDP a également été complété par un outil de gestion des rendez-vous développé en interne (Gestime) et un outil de gestion des droits AGATE. Enfin le CHU a développé autour de ce socle un certain nombre de dossiers de spécialités (néonat, urgences) conçus de façon spécifique pour répondre aux attentes des professionnels. Le tout représentait un ensemble très riche fonctionnellement, mais plutôt disparate.

 

Malgré sa richesse, notre dossier patient, comme tout outil informatique, n’était pas à l’abri du vieillissement technologique et fonctionnel. Le moment était venu de moderniser et d’harmoniser notre système d’information en optant pour une solution plus innovante. D’autant plus que la mise en place de la prescription multimodale dans un délai court, inscrite dans notre projet d’établissement, n’était pas envisageable sur la base existante vieillissante. C’est ainsi que nous avons lancé un dialogue compétitif en 2008.

 

L’offre de McKesson reposait sur le DPI CrossWay Hôpital au coeur du système d’information, complété par des modules nativement intégrés (HEO pour la prescription) ou tiers (Pharma de Computer Engineering, ICIP de hilips..). Le positionnement de McKesson lors du dialogue compétitif s’est dès le départ démarqué par sa clarté et transparence à la fois sur la couverture fonctionnelle, sur le plan d’évolutions et sur la méthodologie projet. L’offre finale de McKesson présentait un certain nombre de points forts :

 

- couverture fonctionnelle suffisamment large,

- plate-forme applicative V7 en cours de développement,

- côté novateur du module HEO tout juste déployé au CHRU de Brest.

 

Tous ces points au sein d’une offre financièrement attractive ont fait basculer la balance en faveur de l’offre de McKesson et le marché a été notifié le 23 décembre 2009. La contrainte principale pour l’éditeur était de devoir remplacer en grande partie le dossier patient CDP tout en s’intégrant avec certaines de ses briques sans perdre de fonctionnalités. Et le défi était de taille : remplacer un produit qui n’a pas la même structure, ni la même philosophie impose une vigilance particulière pour éviter toute régression ou perte de données.

 

Déroulé du déploiement

Au départ, l’ensemble des prescriptions était réalisé sur papier, avec un enregistrement monomodal dans CDP (médicaments pour le long séjour uniquement). Notre méthodologie projet consistait à déployer dans un premier temps, de juin à septembre 2012, 3 services pilotes : hépato gastroentérologie et nutrition, neurologie, USLD. En tout, cela représentait plus de 70 lits. Les résultats concluants sur ces services nous ont permis de passer à la généralisation sur tout l’établissement en septembre 2012.

 

Comme dans tous les projets, les ressources allouées sont le principal facteur de succès. Notre projet a eu la chance de bénéficier d’un soutien très fort de la Direction Générale, de la CME et de la Coordination Générale des Soins. L’ensemble de l’institution et des acteurs institutionnels, médicaux et soignants ont été mobilisés.

 

Concrètement, l’équipe projet est constituée de 14 infirmiers, 2 pharmaciens, 2 médecins, soit 18 professionnels de santé dédiés à temps plein sur le projet, sans compter 10 informaticiens et des contributeurs occasionnels (cadres de santé, secrétaires médicales, infirmiers, médecins, pharmaciens, ingénieurs biomédicaux…).

 

Un autre facteur de succès, c’est le respect d’un calendrier bien strict. Notre rythme de déploiement correspond à 1 unité par semaine en moyenne, en passant à chaque fois par toutes les étapes essentielles : information, préparation, formation, paramétrage, démarrage et assistance au démarrage. Les formations de l’ensemble des utilisateurs sont effectuées unité par unité et au plus près des unités.

 

Cette stratégie a porté ses fruits et nous a permis d’informatiser près de 1000 lits en 8 mois ! Désormais, l’ensemble des prescriptions dans les services déployés est saisi dans la solution HEO. Elle permet non seulement de gérer la prescription multimodale (médicaments, actes, examens…), mais offre également des outils d’aide à la décision pour le prescripteur. Grâce à son intégration, les prescriptions sont automatiquement remontées dans le plan de soins de CrossWay Hôpital.

 

Certes, un projet aussi complexe ne peut se dérouler sans la moindre difficulté. Dans notre contexte, la complexité additionnelle était due à la virtualisation de nos applications, mais aussi au projet sous-jacent de mise en place de la CPS et de la carte de professionnel d’établissement. L’implication de l’éditeur qui a tenu ses engagements en mobilisant plusieurs intervenants techniques, formateurs et spécialistes d’assistance au démarrage et au paramétrage nous a aidés à mener à bien ce projet.

 

Adhésion des utilisateurs

Dès le début, il a bénéficié d’une mobilisation très forte de la communauté médicale fédérée autour du projet. Pourtant, la prescription informatisée est vue par les médecins comme un cadre contraint induisant des changements d’habitude et une perte de temps et de liberté. Mais HEO les a séduits par sa philosophie très axée sur le raisonnement médical. Sa nature à aider le prescripteur dans l’élaboration de la prescription a été un élément clé pour convaincre les professionnels, plutôt réticents de façon naturelle.

 

Côté direction informatique, nous avons apprécié sa souplesse au paramétrage : HEO s’ouvre à des extensions possibles avec iForms et aux outils d’aide au paramétrage assez évolués.

 

Cependant, une forte adhésion et satisfaction des médicaux et paramédicaux ne doit pas cacher un certain découragement des utilisateurs face aux tâches qui leur prennent du temps. Il faut savoir que pendant la phase transitoire de la prise en main chaque difficulté est ressentie fortement. Ainsi, lors de la montée en charge du déploiement, des difficultés techniques sont apparus (ralentissement, blocage ou coupure de sessions), obligeant l’équipe projet à suspendre le déploiement de façon à porter ses efforts sur la résolution de ces dysfonctionnements. Le rôle de la direction informatique était de répondre rapidement aux utilisateurs face aux anomalies pour qu’ils se sentent accompagnés et sécurisés. Bien gérer cette pression est déterminant pour maintenir leur volonté de faire avancer le projet. Dans ce contexte, la réactivité de l’éditeur a également été cruciale.

 

Valeur ajoutée constatée

Même avec le peu de recul dont on dispose aujourd’hui, nous avons rapidement constaté les premiers bénéfices. HEO favorise le partage d’informations entre professionnels et entre équipes, ce qui est indispensable pour la continuité de la prise en charge. Cette solution nous offre une excellente traçabilité et un cadre bien plus structuré pour la prescription, en évitant notamment les recopies et les erreurs d’interprétation de documents manuscrits. A terme, nous serons en mesure de capitaliser sur les données saisies, en reprenant les prescriptions existantes.

 

De plus, HEO s’appuie sur une base de médicament reconnue, agrée par la HAS, ce qui renforce la sécurité de la prise en charge. Dans le cadre de ce projet, McKesson et le CHU travaillent en partenariat avec la société Vidal pour intégrer la notion de prescriptible médicamenteux dans la base de données Vidal et dans l’outil de prescription. Les 3 acteurs travaillent étroitement ensemble à l’enrichissement de ce concept. Outre l’allègement du paramétrage de HEO et une gestion et maintenance facilitée du livret, ce chantier vise à sécuriser considérablement la prise en charge grâce aux outils de contrôle et différents niveaux d’alertes paramétrables.

 

Il est parfois difficile d’avoir affaire à deux interlocuteurs indépendants dans le cadre d’un projet. Pour favoriser le dialogue, nous avons mis en place des séances de travail communes pour mieux se comprendre et faire converger deux philosophies différentes. Cette méthodologie a permis de progresser plus vite et d’arriver à une solution plus adaptée.

 

Perspectives

Notre objectif était de déployer 1300 lits sur 1 an, et au vu du rythme actuel, nous sommes confiants. Le déploiement doit être finalisé début 2014. Cela nous permet de respecter notre engagement CBUM et les échéances imposées par l’ARS.

 

Les évolutions contenues dans le Pack Performance Soins, auquel nous avons souscrit, vont nous aider dans le déploiement de certains services tels que les blocs ou les hôpitaux de jour. En parallèle, nous informatisons les autres phases du circuit du médicament avec l’application Pharma, et notamment l’analyse pharmaceutique et les délivrances mises en place au 1er semestre 2013.

 

Le prochain cap concerne le déploiement du DPI CrossWay selon un planning déjà défini : le dossier de soins au 1er semestre 2013, la gestion des rendez-vous et des mouvements au 4ème trimestre 2013, le moteur de planification de ressources sous contrainte PDR à déployer pour la fin d’année, l’infocentre CrossWay Hôpital attendu au 1er semestre 2014, et enfin la bascule de CDP sur CrossWay Hôpital (échéances à vérifier).

 

A côté du chantier de la prescription multimodale, l’informatisation de nos urgences avec la solution UrQual de McKesson n’est pas en reste ! Le CHU dispose d’un des plus gros services des urgences en France après Paris, Lyon et Marseille. Nos urgences enregistrent 1 nouveau passage toutes les 5 minutes ! Ce flux est géré avec succès dans UrQual déployé à ce jour sur 2 sites sur 3. Le déploiement du 3ème site est prévu début 2014. Le volet réanimation a été lancé pour équiper l’ensemble des réanimations et des soins intensifs du CHU. Le paramétrage est en cours et le premier pilote doit être déployé après l’été 2013.

Pour en savoir Plus:

HEO est une solution de nouvelle génération conçue par des médecins pour les médecins pour faciliter son adoption par les prescripteurs.

HEO assiste le prescripteur en temps réel dans l’élaboration et la réalisation de la prescription en proposant :

• Les informations spécifiques du patient pris en charge (allergies, pathologies actives…) ;

• Un accès contextuel aux bases de connaissances locales ;

• Un accès aux référentiels nationaux et internationaux ;

• Un conseil thérapeutique contextuel, des substitutions, des alertes ;

• Des calculs de doses automatisés ;

• Une valorisation du coût du traitement permettant le contrôle des dépenses.

 

McKesson France

4, voie Romaine - Canéjan

33612 CESTAS

Tél. 05 57 89 65 00

 

www.mckesson.fr

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