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L’APF LE CHEVALON planifie ses personnels avec AGILETIME

Communiqué, LUNDI 24 FéVRIER 2014 Soyez le premier à réagirSoyez le premier à réagir

Entretien avec Alain REYNIER, Adjoint de Direction IEM FP Le Chevalon et initiateur du projet avec EquiTime car il connaissait déjà AgileTime pour l'avoir utilisé ultérieurement dans un autre établissement.

 

Historique et problématique

L'APF le Chevalon, à Voreppe, utilisait un outil interne mis en place sous Excel par le prédécesseur de M. Reynier. L'inconvénient, même s'il fonctionnait bien, était son manque de souplesse dans la prise en main par des tiers n'ayant pas participé à son développement. Les mises à jour d'Excel nécessitaient des interventions de la part d'Alain Reynier dans de multiples macros ce qui engendrait une perte de temps. De plus, les compétences sur le produit étaient à nouveau détenues par une seule personne ce qui aurait posé problème en cas d'indisponibilité notamment. Il devenait urgent de doter l'APF Le Chevalon d'un outil centralisé, accessible sur n'importe quel poste par plusieurs planificateurs en même temps et dont la prise en main serait suffisamment aisée pour que les compétences ne soient pas entre les mains d'une seule personne.

L'APF Eybens avait également besoin d'un outil de planification, les deux établissements ont donc décidé, dans un esprit de cohérence et d'économie des coûts, de mutualiser l'acquisition du futur système.

 

Processus de sélection et choix définitif

Alain Reynier a directement contacté EquiTime car il connaissait bien AgileTime, l'ayant déjà utilisé en tant que planificateur à l'AFIPAEIM. "Je me souviens que l'outil avait été très bien adapté à la convention 66 pour l'AFIPAEIM. L'APF Le Chevalon étant sous la convention 51, nous avons abordé la question lors de la présentation par le commercial d'EquiTime et on nous a répondu que l'outil s'adapterait à la CC51 sans problème comme cela avait déjà été fait pour la CC66" précise Alain Reynier.

Les premiers contacts pour la démarche commerciale ont eu lieu début 2011 et il fallait que l'outil soit totalement opérationnel pour la rentrée scolaire 2011-2012.

Déroulement du projet

L'équipe projet du Chevalon était constituée de 4 personnes : une cadre de santé, le responsable logistique et chef comptable, le responsable RH, paye et contrats, (qui connaissait très bien le réglementaire aussi bien interne que CC51), et Alain Reynier. Sébastien Cellier, consultant EquiTime, et Emile Fichet, directeur de projets EquiTime, ont proposé un rétro-planning à l'équipe projet du Chevalon et d'Eybens lors de la réunion de lancement. Sébastien a ensuite constitué le DSF. Après la validation de ce dernier, le paramétrage et les formations ont suivi. "Il n'y a pas eu de surprises sur les délais, tout a été déployé en temps et en heure. La phase de tests s'est effectuée pendant les formations ce qui a permis d'affiner le paramétrage" souligne Alain Reynier. "Comme prévu, en juin tout le travail était planifié."

Les éléments qui ont contribué à la réussite du projet

"Tout d'abord les décisions internes qui ont été prises assez rapidement sur  les deux établissements. Ensuite un planning des différentes étapes du projet très bien établi, tout était parfaitement calé."

Le bilan après plusieurs mois d’utilisation

"AgileTime est très bien adapté à la convention 51, même s'il y a eu des ajustements à faire au niveau des scripts au départ de la part d'EquiTime, cela fonctionne maintenant.

Nous faisons des demandes d'interventions auprès de Sébastien Cellier, en juin généralement au moment du basculement sur l'année suivante, et une ou deux fois pour de nouveaux paramétrages car nous voulions caler les contrats, ces interventions étant à notre demande uniquement, le paramétrage déjà en place étant opérationnel.

Nous avons de moins en moins de questions de la part des utilisateurs et nous organisons des formations pour les nouveaux salariés pour maintenir une connaissance de l'outil équivalente auprès de tous les utilisateurs."

Les évolutions prévues

"Nous aimerions mutualiser l'aspect serveur et plus généralement l'informatique des deux établissements et pourquoi pas par la même occasion AgileTime". En effet, l'APF Le Chevalon et l'APF d'Eybens utilisent deux bases différentes pour AgileTime car l'informatique des deux établissements est séparé pour le moment dont les serveurs intranets sur lesquels sont installées les bases AgileTime.

"La mise en place de l'interface avec la paye, qui n'a pour le moment pas été faite même si c'était prévu au départ, du fait que nous avons changé notre logiciel de paye entre temps et avons décidé de repousser cette étape du projet."

"L'établissement d'Eybens utilise le module self-service d'AgileTime, sa mise en place pour le Chevalon pourrait éventuellement être une évolution à prévoir, pour le moment nous n'avons pas fait ce choix au niveau des équipes car nous avions peur que cela complexifie les choses. Nous préférons pour l'instant que ce soient les planificateurs qui gèrent les déclarations d'horaires et de données variables."

 

Bénéfices constatés

- Fiabilité (gain de temps également car les vérifications ne sont plus nécessaires)

- Gain de temps sur l'annualisation

- Gain de temps sur les cycles de travail

- Gain de temps au quotidien car les saisies sont ponctuelles

- Outil bien maîtrisé

L'avis de l'expert – par Sébastien Cellier, consultant EquiTime

Cet établissement m’a surpris par son mode de fonctionnement. En effet, ne pouvant moduler ni l’amplitude, ni  les jours de travail, il a dû introduire les notions d’activités, directes et indirectes notamment, de manière à mesurer plus précisément le temps passé auprès des enfants et sur les activités annexes.

J’ai donc pu développer une modélisation très avancée en termes de planification jusqu'à des visions postées.

Cet établissement est centré sur le bien-être des enfants et du temps passé auprès d'eux. Cette expérience auprès du personnel de l’APF du Chevalon a été très enrichissante pour moi tant professionnellement que personnellement.

 

A propos de L’APF LE CHEVALON

L’Institut d’Education Motrice et de Formation Professionnelle Le Chevalon accueille des jeunes en situation de handicaps moteurs.

Il leur propose des outils pour prendre en charge leur état de santé, développer leurs capacités et acquérir des compétences dans les domaines social et professionnel, s’inscrire dans la société et apporter leur contribution citoyenne.

L’établissement accueille 88 garçons et filles handicapés moteurs âgés de 14 à 25 ans (79 internes et 9 demi-pensionnaires) et prépare aux Brevets d’Etudes Professionnels et aux Baccalauréats Professionnels des métiers du Secrétariat et de la Comptabilité.

L’établissement comprend une unité d’enseignement Lycée Professionnel qui prépare aux métiers du tertiaire, (diplômes de l’Education Nationale).

L’établissement est géré par l’APF (reconnue d’utilité publique).

Secteur : médico-social

Situation : Isère (38)

Population concernée : tout le personnel excepté les enseignants

Enjeux du projet :

- Outil utilisable par tous les services

- Interface avec la paye sur les données variables

- Mutualiser le projet avec l'APF d'Eybens

- Avoir un outil fiable avec une facilité de prise en main

- Etre en accord avec la législation  notamment au niveau de la traçabilité du planning au fil des années

- Adaptation au réglementaire propre à l'établissement

- Adaptation à la convention 51

- Respect du planning de mise en place

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