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Des comptes rendus impeccables : un bon point pour l’image de l’hôpital

DSIH, MARDI 23 JUIN 2015 Soyez le premier à réagirSoyez le premier à réagir

Courriers et comptes rendus envoyés aux médecins traitants constituent un lien capital dans les relations de l’hôpital avec la ville, d’où l’intérêt de ne pas en négliger la qualité orthographique et grammaticale. Difficile pourtant avec les transformations en cours dans les secrétariats ces dernières années ! A moins d’adopter une solution qui tient le rôle d’assistant correcteur, comme nous le raconte Michaël De Block, Directeur de l’information numérique au centre hospitalier de Troyes.

Au centre hospitalier de Troyes, le Directeur de l’information numérique (DIN), Michaël De Block est connu pour assurer une veille sans relâche sur toutes les innovations qui permettent d’améliorer l’organisation et la qualité des services de l’établissement grâce aux TIC. Son périmètre d’activité intègre la communication et il accorde une grande attention à l’image que renvoie l’hôpital. On imagine alors aisément son enthousiasme à la découverte d’une solution qui améliore la qualité des comptes rendus transmis aux médecins de ville. Le DIN a en effet commencé à déployer le logiciel de correction Antidote, associé au Glossaire médical de Mysoft, auprès de plus de la moitié des postes d’assistantes médico-administratives (AMA) et il en mesure déjà l’impact.

Des pools de frappe

« Cela fait plusieurs années que j’ai identifié le besoin, exprimé dans de nombreux hôpitaux, d’améliorer la qualité de nos productions documentaires et tout particulièrement celle des comptes rendus, car ils contribuent à notre image à l’extérieur », remarque Michaël De Block. Il note que les profondes modifications que connaissent actuellement les organisations de secrétariats médicaux se traduisent le plus souvent par un appauvrissement de la qualité des courriers. « La secrétaire formée ‘à l’ancienne ‘ et durablement attachée à un service, au point d’en connaître parfaitement la terminologie et les habitudes des médecins, a pratiquement disparu, observe-t-il, avec la formation des pools de frappe et la diversification des missions maintenant affectées aux AMA ».

Au CH de Troyes, d’ailleurs, le récent déménagement a été l’occasion d’une restructuration des secrétariats et Michaël De Block a craint que la saisie des courriers et autres comptes rendus ne risque de passer au second plan au profit de l’accueil des patients. Il n’empêche : il reste nécessaire, à ses yeux, de soigner ce qui constitue un lien capital dans les relations de l’hôpital avec la ville. Il y a trouvé une réponse simple mais efficace avec l’utilisation du logiciel de correction, complété de son glossaire métier. « La plupart des hôpitaux se retrouvent confrontés aux mêmes questions, souligne le DIN, également président du collège des DSIO de Champagne-Ardenne. Vaut-il mieux adopter la dictée numérique, la reconnaissance vocale, externaliser la frappe… ? Ici, nous avons un peu tout testé ». Mais il reconnaît être véritablement étonné par le fonctionnement d’Antidote. « Il ne se limite pas au contrôle de l’orthographe, de la grammaire, du vocabulaire métier, mais il peut aussi vérifier la ponctuation, qu’il n’y a pas de contradiction au sein d’une phrase, ou proposer un synonyme ». Mieux : « le logiciel travaille comme un assistant ; il ne force pas, mais incite à corriger », apprécie le DIN. La manière dont Antidote présente les propositions de correction contribue alors au perfectionnement de son utilisateur, au fil de l‘eau. Sans oublier le fait que le dictionnaire peut être complété en fonction de besoins spécifiques, en matière de recherche médicale par exemple.

Facteurs de succès

La simplicité de l’outil est confirmée côté prise en main également : cinq secrétaires référentes ont été formées en 30 mn de web conférence avant d’initier, à leur tour, leurs collègues, en situation. « L’ergonomie est bien pensée », assure Michaël De Block. Il a néanmoins pris soin de mettre quelques facteurs de succès de son côté lors du déploiement. Le premier consiste, bien sûr, à mener une démarche conjointe avec la direction de l’Accueil-Hôtellerie et en lien avec la CME (Commission médicale d’établissement). Au centre hospitalier de Troyes, la communauté médicale avait d’ailleurs fréquemment exprimé son mécontentement vis-à-vis de la piètre qualité des comptes rendus ! « Il faut conduire ce déploiement comme tout projet d’intégration au SI, conseille-t-il également ; en s’assurant notamment des pré requis, comme la compatibilité avec les versions de traitement de texte utilisées dans l’établissement. L’équipe technique de Mysoft, qui diffuse la solution auprès des professionnels de santé, apporte un bon support sur ce plan. » Six mois plus tard, Michaël De Block se félicite encore d’avoir adopté la solution de correction : « je ne sais pas encore en mesurer les gains en termes de productivité, mais en qualité c’est indéniable et je pourrai la mettre en avant lors de la prochaine certification HAS ».

numérique, hospitalier, médecins, logiciel